Hộp thư Outlook, Hotmail báo đầy, không nhận được email: hộp thư 15 GB và bộ nhớ Microsoft 5 GB

Hộp thư Outlook hay Hotmail báo «Hộp thư đầy», người gửi nhận thư báo lỗi, còn bạn không nhận được thư của trường, công ty hay cửa hàng? Tài khoản Microsoft miễn phí có hai giới hạn khác nhau, đầy cái nào cũng làm Outlook.com ngừng gửi nhận. Bài này giúp bạn biết đầy chỗ nào và dọn theo thứ tự an toàn.

Áp dụng cho (kiểm 29/10/2026): Outlook.com (địa chỉ @outlook.com, @hotmail.com, @live.com) dùng tài khoản Microsoft cá nhân, theo trang «Giới hạn lưu trữ trong Outlook.com» và «Hạn mức lưu trữ của Microsoft» (Microsoft Support, không thấy ngày cập nhật, đọc 29/10/2026). Nhãn theo Outlook.com trên trình duyệt. Tài khoản miễn phí: hộp thư 15 GB riêng, cộng 5 GB đám mây dùng chung cho OneDrive, tệp đính kèm Outlook.com và ứng dụng Microsoft 365. Người đăng ký Microsoft 365 có hộp thư 100 GB (không áp dụng bản dùng thử). Email công ty, trường dùng Microsoft 365 do quản trị viên quản lý.

Dấu hiệu thường gặp

• Thông báo «Đã vượt quá Hạn ngạch» hoặc «Hộp thư đầy» (Quota Exceeded / Mailbox full).
• Thông báo «Dung lượng lưu trữ hợp nhất của Microsoft đã đầy» (Microsoft Unified Storage is full).
• Không gửi được thư; người gửi nhận thư báo hộp thư của bạn đã đầy.
• OneDrive không tải thêm ảnh, tệp lên được.

Nguyên nhân có thể

• Hộp thư vượt 15 GB vì thư cũ, thư có tệp đính kèm lớn tích nhiều năm.
• Bộ nhớ đám mây 5 GB đầy vì OneDrive (thường do sao lưu ảnh điện thoại, thư mục máy tính) cộng với tệp đính kèm thư. Theo Microsoft, vượt phần này thì Outlook.com cũng không gửi nhận được, dù hộp thư chưa đầy.
• Thư đã xóa nằm trong Mục đã xóa vẫn tính vào hộp thư cho tới khi làm rỗng hoặc tự xóa sau 30 ngày.
• Hết gói Microsoft 365 nên quay về hạn mức miễn phí.

Trước khi bắt đầu

• Tải về những thư, tệp đính kèm quan trọng (giấy tờ visa, hợp đồng, hóa đơn) trước khi xóa.
• Biết rằng thư xóa vĩnh viễn (Shift + Delete, làm rỗng Mục đã xóa) không lấy lại được.
• Thư người khác gửi trong lúc đầy bị trả lại. Theo Microsoft, sau khi dọn xong, người gửi phải gửi lại.
• Không cần ứng dụng dọn rác. Mọi việc làm trong Outlook.com và trang tài khoản Microsoft.

Dọn hộp thư theo thứ tự

1. Mở Outlook.com trên trình duyệt, chọn Cài đặt › Tài khoản › Lưu trữ (設定 › アカウント › ストレージ). Trang này cho thấy mỗi thư mục chiếm bao nhiêu.
2. Thư mục Thư rác: Microsoft tự xóa thư trong đó sau 10 ngày, nên thường không cần xử lý.
3. Tìm thư lớn: ở đầu danh sách thư, chọn Lọc › Sắp xếp theo › Kích cỡ (フィルター › 並べ替え › サイズ). Thư nhỏ hiện trước thì chọn lại để thư lớn lên đầu.
4. Thư quảng cáo, thông báo từ một người gửi: chọn một thư, bấm Quét dọn (Sweep; 一括処理) để xóa mọi thư của người gửi đó, giữ thư mới nhất, hoặc xóa thư cũ hơn 10 ngày.
5. Tệp đính kèm lớn muốn giữ: mở thư, bên dưới tệp chọn Lưu vào OneDrive (OneDrive に保存), rồi xóa thư gốc.

Nhận xét của VNT39: Lưu tệp vào OneDrive làm nhẹ hộp thư 15 GB, nhưng tệp đó vẫn nằm trong 5 GB đám mây. Nếu chính phần đám mây đang đầy, hãy tải tệp về máy tính hoặc ổ ngoài thay vì lưu vào OneDrive.

Bước cuối, có rủi ro: xóa vĩnh viễn

Cảnh báo: thư xóa vĩnh viễn không khôi phục được. Thư bị Quét dọn hay xóa thường chỉ giảm dung lượng khi đã xóa khỏi Mục đã xóa.

1. Trong Cài đặt › Tài khoản › Lưu trữ, dưới biểu đồ có danh sách thư mục với tùy chọn xóa vĩnh viễn tất cả thư, hoặc thư cũ hơn 3, 6, 12 tháng. Chọn mức cũ nhất trước.
2. Xóa vĩnh viễn từng thư: chọn thư, nhấn Shift + Delete.
3. Mở thư mục Mục đã xóa (Deleted Items; 削除済みアイテム), xem lại lần cuối rồi xóa các thư trong đó.

Nếu phần đám mây 5 GB đầy

• Theo Microsoft, khi vượt đám mây: OneDrive chỉ còn đọc, không tải hay đồng bộ tệp mới; Outlook.com không gửi nhận thư; Teams không gửi tin có tệp đính kèm.
• Vượt liên tục 3 tháng thì OneDrive bị đóng băng; sau 6 tháng Microsoft có thể xóa OneDrive và mọi tệp, không khôi phục được.
• Dọn OneDrive trên Windows: xem bài OneDrive báo đầy. Microsoft gợi ý xem các tệp lớn nhất trên OneDrive; mức dùng xem ở phần bộ nhớ Microsoft trong trang tài khoản.
• Không dọn được nữa thì có thể nâng gói Microsoft 365; Microsoft cho biết hạn mức mới có thể mất tới 24 giờ mới hiện.

Kết quả bạn sẽ thấy

Biểu đồ trong Cài đặt › Tài khoản › Lưu trữ giảm dưới hạn mức, thông báo đầy biến mất, thư mới vào lại. Gửi thử một thư cho chính bạn và nhờ người đã bị trả thư gửi lại.

Câu hỏi thường gặp

Outlook.com miễn phí được bao nhiêu?

Theo Microsoft: hộp thư 15 GB, tách riêng với 5 GB bộ nhớ đám mây dùng chung cho OneDrive và tệp đính kèm Outlook.com.

Thư bị trả lại lúc đầy có tự về không?

Không. Microsoft ghi thư gửi tới bị trả cho người gửi, và họ phải gửi lại sau khi bạn dọn xong.

Khi nào nên dừng lại: Nếu bạn không đăng nhập được Outlook.com, hoặc thấy thư lạ báo đăng nhập, đổi mật khẩu, hãy xử lý bảo mật trước, đừng xóa thư hàng loạt. Laptop báo lỗi ổ cứng khi tải tệp về, hãy sao lưu những gì còn mở được và mang máy đi kiểm tra.

OneDrive trên laptop báo đầy: OneDrive không đồng bộ, báo đầy trên Windows 11. Dùng Gmail cũng đầy: Gmail đầy 15 GB. Nhận thư Microsoft báo đăng nhập lạ: kiểm tra hoạt động đăng nhập bất thường.

Nguồn hướng dẫn

Các bước trong bài theo trang hỗ trợ chính thức của hãng, kiểm lại ngày 29/10/2026. Tên menu có thể khác đôi chút tùy phiên bản và ngôn ngữ máy. Các đoạn «Nhận xét của VNT39» và «Khi nào nên dừng lại» là lời khuyên của cửa hàng. Sơ đồ trong bài do Mobile VNT 39 tự vẽ để minh họa thứ tự thao tác, không phải ảnh chụp màn hình.

• Giới hạn lưu trữ trong Outlook.com (Microsoft Support, tiếng Việt)
• Outlook.com のストレージ制限 (Microsoft Support, tiếng Nhật)
• Storage limits in Outlook.com (Microsoft Support)
• Hạn mức lưu trữ của Microsoft (Microsoft Support, tiếng Việt)