Chuyển file Word, Excel sang PDF trên laptop Windows để nộp hồ sơ: chọn trang, đặt mật khẩu

Nơi nộp hồ sơ, trường hay công ty ở Nhật yêu cầu gửi CV, 履歴書, bảng tính dưới dạng PDF, nhưng bạn chỉ có file Word, Excel? Word và Excel bản cài trên Windows tự lưu được thành PDF, không cần phần mềm hay trang web chuyển đổi. Bài này chỉ cách lưu, chọn đúng trang, giảm dung lượng, đặt mật khẩu cho PDF trong Word và cách kiểm trước khi gửi.

Áp dụng cho (kiểm 29/10/2026): Word, Excel cho Microsoft 365, Office 2024, 2021, 2019, 2016 trên Windows, theo trang Microsoft «Lưu hoặc chuyển đổi sang PDF hoặc XPS trong ứng dụng Office trên máy tính». Word, PowerPoint, OneNote trên web có cách riêng (In › Lưu dưới dạng PDF). Tùy chọn mã hóa bằng mật khẩu được Microsoft mô tả cho Word; trang không ghi tùy chọn này cho Excel. Máy tiếng Nhật: ファイル › コピーを保存 / 名前を付けて保存, ファイルの種類 › PDF (*.pdf).

Dấu hiệu thường gặp

• Hệ thống nộp hồ sơ online chỉ nhận PDF, không nhận .docx hay .xlsx.
• Gửi file Word qua, người nhận báo bị lệch chữ, mất phông.
• PDF từ Excel bị cắt cột, tách sang nhiều trang.
• Chỉ cần nộp 2 trang nhưng PDF xuất ra cả tài liệu.
• PDF chứa thông tin cá nhân, muốn chỉ người có mật khẩu mới mở được.

Nguyên nhân có thể

• Máy người nhận không có phông bạn dùng, nên file Word hiển thị khác. PDF thì theo Microsoft trông giống nhau trên hầu hết máy tính.
• Bảng tính rộng hơn khổ giấy nên khi xuất PDF bị chia trang.
• Chưa chọn phạm vi trang trong Tùy chọn.
• Bạn đang dùng Word, Excel trên web hoặc ứng dụng khác, menu khác với bản cài trên máy.

Trước khi bắt đầu

• Lưu tài liệu Word, Excel trước (Ctrl + S). Cách dưới đây tạo thêm tệp PDF, tệp gốc vẫn giữ nguyên để sửa về sau.
• Hỏi nơi nhận: có cần ký tay, đóng dấu (印鑑), có giới hạn dung lượng hay quy tắc đặt tên tệp không.
• Nếu định đặt mật khẩu cho PDF, nghĩ trước cách báo mật khẩu cho người nhận bằng kênh khác (gọi điện, tin nhắn).

Lưu Word thành PDF

1. Tệp đã lưu trước đó: chọn Tệp › Lưu bản sao (ファイル › コピーの保存). Tệp chưa lưu: chọn Tệp › Lưu dưới dạng (名前を付けて保存) hoặc Lưu bản sao.
2. Chọn Duyệt (参照) để chọn thư mục trên máy, đặt tên tệp dễ hiểu (ví dụ họ tên + loại giấy tờ).
3. Trong danh sách thả xuống, chọn PDF.
4. Chỉ cần vài trang: mở phần tùy chọn thêm của hộp lưu (bản tiếng Anh: More Options › Options; tiếng Nhật: その他のオプション › オプション), chọn trong mục Phạm vi trang (ページ範囲). Ở mục Phát hành gì, để Tài liệu nếu không muốn lộ vết sửa đổi.
5. Chọn Lưu. Mở tệp PDF vừa tạo, xem từng trang trước khi gửi.

Lưu Excel thành PDF

1. Chọn tab Tệp, chọn Lưu dưới dạng hoặc Lưu bản sao.
2. Nhập tên vào hộp Tên tệp. Trong danh sách Lưu dưới dạng (ファイルの種類), chọn PDF (*.pdf).
3. Cần in đẹp thì chọn Standard (phát hành trực tuyến và in). Cần tệp nhẹ để gửi online thì chọn Kích thước tối thiểu (phát hành trực tuyến) (最小サイズ (オンライン発行)).
4. Chọn Tùy chọn để chọn trang sẽ in và các tùy chọn đầu ra, rồi OK.
5. Đánh dấu Mở tệp sau khi phát hành để PDF tự mở ra kiểm tra. Chọn Lưu.

Nhận xét của VNT39: Microsoft lưu ý liên kết nội bộ trong bảng tính sẽ mất khi chuyển sang PDF. Bảng chấm công, bảng lương có công thức hay liên kết giữa các trang, hãy giữ tệp Excel gốc và chỉ gửi PDF khi nơi nhận yêu cầu.

Đặt mật khẩu cho PDF trong Word

1. Làm như mục Lưu Word thành PDF tới bước chọn PDF, rồi mở More Options › Options (その他のオプション › オプション) như ở trên.
2. Đánh dấu Mã hóa tài liệu bằng mật khẩu (パスワードで文書を暗号化する), chọn OK.
3. Trong hộp Mã hóa tài liệu PDF, nhập mật khẩu hai lần, rồi Lưu.
4. Cảnh báo: quên mật khẩu này thì chính bạn cũng không mở được tệp PDF. Ghi mật khẩu ở nơi an toàn, và giữ tệp Word gốc để tạo lại khi cần. Gửi mật khẩu cho người nhận bằng kênh khác với email chứa tệp.

Không có Word bản cài trên máy

Word, PowerPoint và OneNote trên web cũng tạo được PDF cơ bản: chọn Tệp › In, ở mục Máy in chọn Lưu dưới dạng PDF, chọn Lưu, rồi đặt tên và nơi lưu. Microsoft ghi cách này giữ bố cục, nhưng muốn thêm tùy chọn (như thẻ đánh dấu) thì phải mở bằng ứng dụng trên máy tính.

Kết quả bạn sẽ thấy

• Thư mục bạn chọn có thêm tệp .pdf cạnh tệp Word hoặc Excel gốc.
• Mở PDF thấy đúng phông, đúng số trang cần nộp.
• PDF có mật khẩu: khi mở sẽ hỏi mật khẩu.

Câu hỏi thường gặp

Gửi PDF thì người nhận không sửa được đúng không?

Không hẳn. Microsoft ghi nhiều chương trình, kể cả Word, mở và sửa được PDF; gửi dạng PDF không bảo đảm người nhận không sửa được.

PDF này có phải chữ ký điện tử hợp lệ không?

Không. Lưu thành PDF chỉ đổi định dạng. Nếu nơi nhận cần chữ ký điện tử, chữ ký số hay đóng dấu, hãy hỏi họ cách nộp chính thức.

Có mở PDF bằng Word để sửa lại được không?

Microsoft cho biết Word mở được PDF qua Tệp › Mở và sao chép nội dung ra. Bố cục có thể khác bản gốc, nên vẫn nên giữ tệp Word.

Khi nào nên dừng lại: Nếu Word, Excel báo lỗi khi lưu, máy treo hoặc ổ đĩa kêu lạ mỗi khi lưu tệp, có thể ổ cứng sắp hỏng. Sao lưu ngay tài liệu quan trọng ra USB hoặc OneDrive, đừng cài lại Windows khi chưa sao lưu. Cần kiểm tra máy, xem dịch vụ sửa laptop.

Bài liên quan: trên iPad dùng Pages, Numbers xem mở và sửa Word, Excel trên iPad; trên Mac, gộp và giảm dung lượng PDF ở gộp PDF trên Mac. PDF quá 25 MB thì đọc gửi tệp lớn qua Gmail bằng Google Drive; cần chụp màn hình để gửi kèm thì xem chụp màn hình Windows bằng Công cụ Cắt.

Nguồn hướng dẫn

Các bước trong bài theo trang hỗ trợ chính thức của hãng, kiểm lại ngày 29/10/2026. Tên menu có thể khác đôi chút tùy phiên bản và ngôn ngữ máy. Các đoạn «Nhận xét của VNT39» và «Khi nào nên dừng lại» là lời khuyên của cửa hàng. Sơ đồ trong bài do Mobile VNT 39 tự vẽ để minh họa thứ tự thao tác, không phải ảnh chụp màn hình.

• Lưu hoặc chuyển đổi sang PDF hoặc XPS trong ứng dụng Office trên máy tính (Microsoft, tiếng Việt)
• Office デスクトップ アプリで PDF または XPS として保存または変換する (Microsoft, 日本語)
• Save or convert to PDF or XPS in Office Desktop apps (Microsoft)