Outlook thư kẹt trong Hộp thư đi (送信トレイ) không gửi được: tắt ngoại tuyến, tệp đính kèm, đăng nhập lại

Trả lời ngắn: Thư nằm mãi trong Hộp thư đi (送信トレイ / Outbox) thường vì một trong bốn lý do: Outlook đang ở chế độ ngoại tuyến, thư có tệp đính kèm quá lớn (Microsoft khuyên bỏ tệp trên 20 MB), mật khẩu tài khoản đã đổi nên Outlook cần đăng nhập lại, hoặc thư đã được mở ra sửa nên không còn trong hàng chờ gửi. Hãy xác định bạn dùng Outlook cổ điển hay Outlook mới, kiểm theo thứ tự trong bài, mỗi bước xong thì xem thư đã rời Hộp thư đi chưa.

Các bước đối chiếu trang hỗ trợ của Microsoft (bản tiếng Anh và tiếng Nhật) ngày 14/11/2026, áp dụng Outlook cổ điển trong Microsoft 365 (cùng Outlook 2016, 2019, 2021, 2024) và Outlook mới cho Windows, trên Windows 11 24H2/25H2. Tên nút tiếng Nhật chỉ ghi khi đã thấy trên trang hỗ trợ tiếng Nhật của Microsoft. Hình trong bài là hình minh họa do VNT39 vẽ, không phải ảnh chụp màn hình Outlook.

Bước 1: Xác định bạn đang dùng Outlook cổ điển hay Outlook mới

Hai bản có cách xử lý khác nhau, nên kiểm trước khi làm:

• Outlook cổ điển (classic): có thẻ File (ファイル) và thẻ Send/Receive (送受信) trên thanh Ribbon. Góc trên bên phải có công tắc Try the new Outlook (新しい Outlook を試す), nếu tổ chức không ẩn nó.
• Outlook mới (new Outlook for Windows): góc trên bên phải có công tắc New Outlook (新しい Outlook) đang bật. Không có thẻ Send/Receive.

Tự kiểm: thấy thẻ 送受信 là bản cổ điển, làm theo Bước 2. Thấy công tắc 新しい Outlook đang bật là bản mới, bỏ qua Bước 2 và làm Bước 3 trở đi. Microsoft cho phép chuyển qua lại; trong bản mới có Help › Go to classic Outlook (ヘルプ › 従来の Outlook に移動). Bài này không khuyên đổi bản chỉ để sửa lỗi gửi thư.

Bước 2 (Outlook cổ điển): Tắt chế độ làm việc ngoại tuyến

1. Nhìn thanh trạng thái ở cạnh dưới cửa sổ Outlook. Nếu thấy Working Offline (オフライン作業中), Disconnected (切断) hoặc Trying to connect…, Outlook đang không nối được với máy chủ thư. Theo Microsoft, khi ngoại tuyến thì không gửi hay nhận thư được cho đến khi kết nối lại.
2. Vào thẻ Send/Receive (送受信), nhóm Preferences (基本設定), bấm Work Offline (オフライン作業) để chuyển từ ngoại tuyến sang trực tuyến. Nút đang được tô màu nghĩa là đang ngoại tuyến.
3. Bấm Send/Receive All Folders hoặc nhấn F9 để gửi lại.

Tự kiểm: thanh trạng thái không còn chữ ngoại tuyến hay 切断, nút Work Offline không còn tô màu, thư rời Hộp thư đi và xuất hiện trong Sent Items.

Thư chỉ đi khi bấm F9? Microsoft ghi đây là do tùy chọn Send immediately when connected bị tắt. Bật lại ở File › Options › Advanced (ファイル › オプション › 詳細設定), mục Send and receive. Nếu ô này bị mờ, cài đặt đang do quản trị viên (máy công ty) khóa, cần hỏi bộ phận IT.

Bước 3: Kiểm tra tệp đính kèm quá lớn

Microsoft ghi tệp đính kèm lớn là nguyên nhân thường gặp nhất. Giới hạn theo nguồn chính thức:

• Trang hỗ trợ «không gửi nhận được thư trong Outlook» (áp dụng cả bản cổ điển và bản mới): mở Hộp thư đi, bắt đầu từ thư cũ nhất; thư có tệp đính kèm trên 20 MB thì bỏ tệp, đính kèm tệp nhỏ hơn hoặc gửi link.
• Tài khoản thư Internet (POP3, IMAP) trên Outlook cổ điển: mặc định giới hạn 20 MB tính tổng các tệp trong một thư, không phải từng tệp.
• Tài khoản Exchange (thường là mail công ty, trường học): giới hạn do quản trị viên máy chủ đặt, không theo mức 20 MB. Hỏi bộ phận IT nếu không rõ.
• Nhà cung cấp mail khác (mail của nhà mạng, Gmail…) có thể đặt giới hạn riêng; xem trang hỗ trợ của nhà cung cấp đó.

Sao lưu trước: các bước dưới đây có thể xóa tệp đính kèm hoặc cả thư. Hãy chắc rằng tệp gốc vẫn còn trong máy (thư mục Tải về, Desktop…) và chép phần nội dung thư quan trọng ra Notepad trước khi làm.

1. Outlook cổ điển: bấm Work Offline (オフライン作業) để Outlook ngừng cố gửi. Microsoft hướng dẫn bước này trước khi động vào thư kẹt.
2. Mở thư mục Outbox (送信トレイ), xem thư cũ nhất trước.
3. Kéo thư sang thư mục Drafts (下書き), mở thư, xóa tệp đính kèm lớn. Thay bằng link chia sẻ OneDrive, hoặc nén, chia nhỏ tệp sao cho tổng dưới giới hạn.
4. Nếu Outlook báo thư đang được gửi và không cho sửa, đóng Outlook. Không đóng được thì mở Task Manager (タスク マネージャー), kết thúc outlook.exe, mở lại Outlook rồi làm lại bước 2–3.
5. Bấm Gửi, rồi bấm lại Work Offline để trở về trực tuyến.
6. Outlook mới: mở Outbox (送信トレイ), mở thư cũ nhất, bỏ tệp trên 20 MB, chèn link thay thế rồi gửi lại.

Tự kiểm: thư cũ nhất rời Hộp thư đi; các thư nhỏ xếp sau nó cũng lần lượt đi. Các bước kéo sang Drafts và kết thúc outlook.exe nằm trong trang Microsoft viết cho Outlook 2010/2013; trên bản mới hơn, tên thư mục và nút vẫn tương tự nhưng có thể khác vị trí.

Bước 4: Thư đang mở dở, đang sửa trong Hộp thư đi

Nếu bạn đã mở một thư trong Hộp thư đi ra xem hoặc sửa, hãy coi như thư đó cần gửi lại: bấm nút Gửi trong cửa sổ thư. Trang Microsoft không mô tả riêng việc đóng cửa sổ thư thì thư có tự quay lại hàng chờ hay không, nên đừng dựa vào đó. Cách an toàn, theo đúng thứ tự Microsoft hướng dẫn khi xử lý thư kẹt:

1. Outlook cổ điển: bật Work Offline trước khi mở thư.
2. Kéo thư sang Drafts (下書き) rồi mới mở ra sửa.
3. Sửa xong bấm Gửi, sau đó tắt Work Offline.

Tự kiểm: trong Hộp thư đi không còn bản thư đó; trong Drafts cũng không còn bản nháp trùng. Còn hai bản thì xóa bản thừa sau khi chắc bản kia đã đi.

Bước 5: Kết nối mạng và tài khoản cần đăng nhập lại

1. Kiểm mạng: mở Edge hoặc Chrome, vào microsoft.com hoặc bing.com. Không tải được thì lỗi ở mạng, không phải ở Outlook.
2. Outlook mới, đồng bộ lại: thẻ View (表示), bấm Sync (同期). Microsoft ghi nút này không áp dụng cho Gmail, Yahoo, iCloud và tài khoản POP/IMAP thông thường.
3. Đã đổi mật khẩu trên web của nhà cung cấp mail: trong Outlook mới, bấm tên tài khoản, chọn Continue (続行) trong hộp thoại hiện ra, nhập mật khẩu mới. Outlook cổ điển cũng cần cập nhật mật khẩu mới khi được hỏi.
4. Outlook đòi mật khẩu ứng dụng (app password): tạo mật khẩu ứng dụng trên trang của nhà cung cấp mail, dán vào khi Outlook hỏi mật khẩu tài khoản.
5. Bộ nhớ Microsoft đầy: Microsoft ghi khi dung lượng đám mây Microsoft đầy thì không gửi, nhận thư được. Xem bài OneDrive báo đầy dung lượng để biết phần nào chiếm chỗ.

Tự kiểm: Outlook không còn hiện thông báo đăng nhập; gửi một thư ngắn không đính kèm tới chính địa chỉ của bạn, thư đến hộp thư đến trong vài phút là kết nối đã ổn.

Cách biết đã sửa xong

• Hộp thư đi trống, thư vừa gửi nằm trong Sent Items.
• Thư thử gửi cho chính mình đến nơi.
• Outlook cổ điển: thanh trạng thái không còn Working Offline hay Disconnected.
• Người nhận xác nhận đã nhận, nhất là thư có link thay cho tệp lớn: link mở được, đúng quyền xem.

Vẫn kẹt hoặc màn hình khác bài

• Không thấy nút như trong bài: Outlook cập nhật giao diện theo đợt. Dùng ô tìm kiếm trên cùng cửa sổ, gõ «work offline», «オフライン» hoặc «同期».
• Nghi phần bổ trợ (add-in) chặn gửi, chỉ Outlook cổ điển: nhấn phím Windows, gõ outlook.exe /safe, nhấn Enter để mở chế độ an toàn. Gửi được ở chế độ này thì nguyên nhân thường là add-in. Microsoft cũng từng ghi lỗi Outlook mới kẹt thư khi chữ ký có ảnh hoặc dùng add-in chữ ký; thử gỡ ảnh khỏi chữ ký.
• Hộp thư Outlook.com, Hotmail báo đầy: thư có thể không gửi, không nhận được cho đến khi bạn giải phóng dung lượng. Xem hộp thư Outlook, Hotmail báo đầy.
• Phần mềm diệt virus quét thư có thể chặn gửi; kiểm thông báo của phần mềm đó.
• Sao lưu trước khi sửa hồ sơ Outlook (profile), tạo hồ sơ mới hoặc chạy công cụ sửa hộp thư (Inbox Repair Tool) cho tệp .pst: chép tệp .pst ra ổ khác, nhất là với tài khoản POP vì thư chỉ nằm trong máy. Xem thêm cách sao lưu Windows 11.
• Mail công ty (Exchange, Microsoft 365 công ty): giới hạn đính kèm, add-in và chính sách gửi do quản trị viên đặt. Báo bộ phận IT kèm thời điểm và thông báo lỗi.

Khi nào nên mang laptop đến VNT39

Các bước trên là thiết lập trong Outlook, bạn tự làm được. Nếu laptop chập chờn Wi-Fi ở mọi ứng dụng, Outlook treo hoặc tự đóng khi mở thư, hay ổ đĩa báo lỗi khi lưu tệp .pst, hãy gửi mô tả kèm model máy để VNT39 ở Tokyo xem trước. Mang máy đến thì nhớ sao lưu thư và tệp quan trọng.

Bước tiếp theo: Đăng ký kiểm tra laptop · OneDrive báo đầy dung lượng · Liên hệ VNT39

Câu hỏi thường gặp

Xóa thư trong Hộp thư đi thì người nhận có nhận được không?

Không. Thư còn nằm trong Hộp thư đi là chưa rời máy bạn. Xóa đi thì thư không được gửi; cần gửi lại bằng thư mới.

Gửi tệp lớn hơn 20 MB bằng cách nào?

Microsoft khuyên gửi link thay cho tệp: tải tệp lên OneDrive rồi chèn link chia sẻ. Nén tệp cũng giúp, nhưng tệp nén vẫn phải dưới giới hạn của tài khoản.

Outlook mới có nút Work Offline không?

Trang hỗ trợ Microsoft chỉ mô tả nút Work Offline cho bản cổ điển. Outlook mới có thiết lập ngoại tuyến riêng ở Settings › General › Offline (設定 › 一般 › オフライン), dùng để lưu thư về máy; khi ngoại tuyến, thư mới được đưa vào Hộp thư đi chờ gửi.

Nguồn đối chiếu (đọc ngày 14/11/2026): Microsoft, I can’t send or receive messages in Outlook / Outlook でメッセージを送受信できない; Outlook email stuck / bản tiếng Nhật; How to work offline in Outlook for Windows / bản tiếng Nhật; Email stays in Outbox until manually send or receive / bản tiếng Nhật; Attachment size exceeds the allowable limit error; Switch to new Outlook for Windows / bản tiếng Nhật; Delay in sending email in New Outlook for Windows.