7 vấn đề trong cuộc sống cần được hỗ trợ tư vấn nhiều nhất

1. Hỗ trợ cuộc sống cho người nước ngoài

Chúng mình đang trả lời các cuộc điện thoại của khách hàng tại GTN, công ty chuyên cung cấp dịch vụ bảo lãnh thuê nhà người nước ngoài thuê nhà ở Nhật Bản và các hợp đồng điện thoại di động.

Số lượng tư vấn mà chúng mình nhận được chỉ tính riêng ở nhóm Việt Nam (5 người) là hơn 2.000 cuộc gọi mỗi tháng. Trong số đó, mình sẽ giới thiệu 7 vấn đề đặc biệt có nhiều cuộc gọi nhất, bằng các câu chuyện thực tế để giới thiệu đến các bạn. Mình hy vọng rằng những điều mình chia sẻ hôm nay sẽ là những thông tin hữu ích mà các bạn có thể tham khảo để chính bạn và gia đình có thể sống thoải mái tại Nhật Bản.

Tham khảo: Dịch vụ tư vấn của GTN bằng ứng dụng

Trợ lý GTN (GTN Assistants)

※Đây là một dịch vụ tùy chọn của GTN Mobile. GTN Mobile có các tính năng đặc trưng sau nên rất được các bạn người nước ngoài mới đến Nhật Bản ưa chuộng và cũng có nhiều cuộc gọi cần tư vấn của người dùng dịch vụ này.

・ Có thể làm hợp đồng mạng mà không cần thẻ tín dụng hoặc tài khoản ngân hàng
・ Thời gian thẩm tra ngắn
・ Có thể làm thủ tục bằng tiếng Việt
・ Bạn có thể đăng ký một thẻ tín dụng cùng lúc.

2. “Tiếng ồn” – vấn đề rắc rối nổi cộm của người Việt

Karaoke tại nhà ở Việt Nam

Các cuộc gọi tư vấn nhiều nhất từ các bạn Việt Nam mà mình nhận được liên quan đến tiếng ồn. Có cuộc gọi của người Việt Nam như: “Em đã bị cảnh sát nhắc nhở vì hàng xóm bị quấy rầy bởi tiếng ồn do em gây ra”, thì cũng có các cuộc gọi từ công ty quản lý như: “Những người hàng xóm sống ở đây cảm thấy bị quấy rầy bởi tiếng ồn nên tôi muốn nhắc nhở những người sống trong toà nhà này”.

Ở Việt Nam, phố xá, nhà cửa sôi động hẳn lên từ sáng sớm. Nhiều gia đình có dàn karaoke tại gia và việc người ta hát karaoke tại nhà vào ban đêm không phải là hiếm. Tuy nhiên, người Nhật thích môi trường sống yên tĩnh nên nếu bạn gây ồn ào trong phòng, hàng xóm sẽ ngay lập tức phàn nàn với công ty quản lý.

Nguyên nhân của những phàn nàn về tiếng ồn thường không phải là vấn đề ở Việt Nam, nhưng ở Nhật, nó có thể gây phiền toái cho những người xung quanh bạn.

Bên cạnh đó, công ty quản lý thường xuyên nhận được những lời phàn nàn về tiếng đóng mở cửa và tiếng bước chân trong phòng (điều này không chỉ ở người Việt Nam).

Có gần 100 cuộc gọi tư vấn về tiếng ồn từ người Việt Nam trong một tháng. Chúng mình đã giải thích văn hóa Nhật Bản và yêu cầu không được tái diễn tình trạng này, nhưng nếu không có cải thiện, công ty quản lý nhà sẽ bắt viết cam kết không tái diễn và trong một số trường hợp sẽ bị buộc phải chuyển ra ngoài.

3. Rắc rối với việc đổ rác

Cùng với tiếng ồn, có rất nhiều cuộc gọi tư vấn về cách đổ rác. Có rất nhiều người gọi cho mình khi không biết phải làm gì sau khi bị người quản lý hoặc hàng xóm nhắc nhở về cách đổ rác sai.

〈Tư vấn〉Tôi không biết cách phân loại và thu gom rác.

Phương thức phân loại và thu gom rác sẽ khác nhau tùy thuộc vào quận, huyện nơi bạn sinh sống. Khi các tổng đài viên bọn mình nhận được tư vấn sẽ phải kiểm tra cách thức phân loại và đổ rác tại địa phương, sau đó liên hệ với người cần tư vấn và thông báo chi tiết cho họ.

〈Tư vấn〉Tôi không biết nơi đổ rác.

Có nhiều điểm thu gom rác mà bạn không được phép bỏ rác cho đến sáng ngày thu gom. Trong trường hợp đó, sẽ khó tìm được điểm thu gom rác nên chúng mình sẽ liên hệ với công ty quản lý nhà ở để tìm hiểu.

Rác quá khổ không được thu gom do vứt rác không đúng cách

〈Tư vấn〉Tôi không biết cách bỏ rác quá khổ (rác lớn).

Câu hỏi thường gặp nhất về rác là làm thế nào để xử lý rác quá khổ. Các cuộc gọi tư vấn đến như “Em muốn vứt bỏ tấm nệm của mình”, “Em muốn vứt bỏ vali của mình”, “Em muốn vứt bỏ chiếc giường của mình”.

Khi vứt rác lớn, ví dụ như ở Tokyo, quy trình sau đây là bắt buộc.

Tuy nhiên, có nhiều người nước ngoài không thể tự tìm hiểu được nơi để gọi điện thoại hoặc mua phiếu xử lý rác bao nhiêu tiền thì được.

Khi đó chúng mình sẽ phải tìm hiểu về cách xử lý rác lớn trong khu vực của người cần được tư vấn, hoặc có khi cũng phải thay mặt họ để gọi cho “Trung tâm tiếp nhận rác quá khổ” để đặt lịch hẹn thu gom giúp. Ngoài ra, đôi khi mình gửi sẵn một văn bản tiếng Nhật cho người gọi tư vấn như “Vui lòng bán cho tôi phiếu xử lý rác giá ◎◎ yên” để đưa cho nhân viên cửa hàng tiện lợi.

Quy định – tập quán trong cuộc sống｜KOKORO

4. Hỗ trợ về sử dụng dịch vụ y tế

Số lượng cuộc gọi tư vấn khác ngoài tiếng ồn và xử lý rác là tương đương nhau, nhưng trong số đó, hỗ trợ y tế đặc biệt hữu ích cho khách hàng. Trước tiên, hãy để mình giới thiệu các đối ứng cơ bản của chúng mình đối với cuộc gọi cần tư vấn về y tế.

Các tổng đài viên bọn mình để có thể phiên dịch y tế một cách chính xác thì phải được đào tạo bài bản, tự học và lấy chứng chỉ phiên dịch y tế.

Bây giờ chúng ta hãy cùng xem một số ví dụ cụ thể.

〈Tư vấn〉Em muốn điều trị sâu răng

Tư vấn y tế phổ biến nhất là tư vấn về điều trị nha khoa. Ngoài việc tìm và cho bạn biết nên đến phòng khám nha khoa nào, mình còn phụ trách việc phiên dịch y tế (qua điện thoại) khi người nhận tư vấn đến khám tại phòng khám nha khoa.

〈Tư vấn〉Em muốn phẫu thuật.

・ Giới thiệu bệnh viện
・ Phiên dịch qua điện thoại khi khám trước phẫu thuật (những việc không nên làm trước khi phẫu thuật, chuẩn bị phẫu thuật, thủ tục nhập viện)

〈Tư vấn〉Em bị nhiễm corona rồi.

・Người cần tư vấn (nam giới), trung tâm y tế công cộng và mình đã có một cuộc gọi ba bên bằng điện thoại có thể kết nối đủ 3 người.
・Dựa trên cuộc nói chuyện qua điện thoại, người cần tư vấn đã được nhập viện gần đó trong một tuần.

Mình thường nhận được các cuộc gọi như “Em đã nhận được phiếu tiêm chủng, nhưng em không biết phải làm gì tiếp theo”. Mình sẽ tìm địa điểm tiêm chủng gần nơi bạn ấy sinh sống và đặt lịch tiêm giúp.

Cũng có nhiều cuộc gọi thắc mắc của các bạn nữ trẻ “Em muốn được tiêm vắc xin phòng bệnh ung thư cổ tử cung”.

5. Điện và ga đã bị cắt!

〈Tư vấn〉Điện và ga đã bị cắt.

Có rất nhiều trường hợp bị cắt điện, ga do không thanh toán hóa đơn.

Những cuộc gọi tư vấn nội dung này nhiều nhất là của các bạn du học sinh, những người thanh toán chi phí tại cửa hàng tiện lợi. Có tháng bạn sơ ý quên thanh toán tiền điện, tiền ga, sau đó nhận được giấy nhắc nhở của công ty điện lực nhưng bỏ qua vì không biết đó là gì, và cho đến một ngày điện và ga đã bị cắt.

Trong những trường hợp như vậy, mình sẽ liên hệ với công ty điện lực hoặc công ty ga và hỏi họ lý do tại sao điện hoặc ga lại bị cắt. Tuỳ theo trường hợp, mình cùng với người cần tư vấn sẽ nói chuyện với công ty điện lực thông qua cuộc gọi ba bên.

Khi biết số tiền chưa thanh toán, sẽ được công ty cho biết mã số nhập vào máy tại cửa hàng tiện lợi. Khi đó mình sẽ giải thích cho người cần tư vấn và yêu cầu họ hoàn tất thủ tục thanh toán tại cửa hàng tiện lợi.

6. Tư vấn liên quan đến hợp đồng nhà ở

Mình thường xuyên nhận được những thắc mắc về hợp đồng thuê nhà.

〈Tư vấn〉Thời gian hợp đồng sắp hết hạn. Em nên làm gì để gia hạn?

Phương thức gia hạn hợp đồng ở mỗi công ty quản lý sẽ khác nhau, vì vậy mình sẽ gọi điện cho công ty quản lý để tìm hiểu và truyền đạt lại cho người cần tư vấn biết cách thực hiện.

〈Tư vấn〉Hãy chỉ cho em các thủ tục khi ra nhà.

Có rất nhiều các cuộc gọi tư vấn về về thủ tục ra nhà (kết thúc hợp đồng) và các chi phí liên quan. “Nên báo trước cho công ty quản lý bao nhiêu ngày?”, “Tiền dọn dẹp phòng đã được thanh toán chưa? Hay bây giờ mới phải trả?”, “Tiền nhà tháng cuối cùng có được tính theo ngày không?”, v.v…là những câu hỏi mình phải tìm hiểu và truyền đạt lại cho người gọi tư vấn.

Ở Nhật, nếu bạn thông báo với công ty quản lý về việc chuyển đi muộn, hợp đồng sẽ tự động được gia hạn và bạn sẽ bị tính phí gia hạn (ở vùng Kanto thường là một tháng tiền thuê nhà), vì vậy hãy cẩn thận.

〈Tư vấn〉Tôi không thể chấp nhận chi phí sửa chữa khi ra nhà

Không ít trường hợp gặp rắc rối với chủ nhà và công ty quản lý về chi phí sửa chữa khi ra nhà. Nếu bạn đã hút thuốc trong phòng, bạn có thể bị tính phí thay thế giấy dán tường, giấy dán cửa, v.v. Trong nhiều trường hợp, bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc trả tiền.

Tuy nhiên, vẫn có chỗ có thể thương lượng vì nó phụ thuộc vào việc bạn đã sống ở nhà này bao lâu và mức độ bẩn của nó. Chúng mình cũng có thể hỗ trợ trong các cuộc đàm phán.

〈Tư vấn〉Điều hoà bị hỏng

Có rất nhiều cuộc gọi về các thiết bị trong phòng bị hỏng. Đặc biệt là vào mùa hè, có nhiều cuộc gọi cần tư vấn về việc “máy lạnh bị hỏng”. Có rất nhiều trường hợp mình được nhờ hỗ trợ tư vấn vì “Em đã nói chuyện với công ty quản lý, nhưng bên đó mãi không sửa cho em, nên em muốn được hỗ trợ giúp”.

Nếu điều hòa trên 10 năm thì có thể thay thế, còn trường hợp dưới 10 năm thì thường là sẽ được sửa chữa.

7. Câu hỏi liên quan đến tư cách cư trú và visa

〈Tư vấn〉Muốn được hướng dẫn thủ tục nhập cảnh

Do sự phức tạp của các thủ tục nhập cảnh vì ảnh hưởng của corona, số lượng các cuộc gọi tư vấn như vậy đã tăng lên. Chúng mình sẽ cho bạn biết nên chuẩn bị những gì trước khi nhập cảnh vào Nhật Bản và những thủ tục cần làm sau khi đến Nhật Bản.

Những người đã kí hợp đồng dịch vụ điện thoại với GTN có thể đăng ký tùy chọn dịch vụ Trợ lý GTN (GTN Assistants) và sử dụng dịch vụ tư vấn của chúng mình trước khi đến Nhật Bản. Ở Việt Nam cũng có văn phòng tại Hà Nội và Hồ Chí Minh, và bạn có thể đăng ký điện thoại di động GTN và các dịch vụ tùy chọn trước khi đến Nhật Bản.

Cục xuất nhập cảnh

〈Tư vấn〉Tôi là kỹ năng đặc định và có thể bảo lãnh vợ qua Nhật được không?
〈Tư vấn〉Tôi đã nhận được một tài liệu từ cục xuất nhập cảnh, nhưng không hiểu nội dung của nó.
〈Tư vấn〉Em là du học sinh và em nên làm gì để chuyển sang visa lao động hay kỹ năng đặc định?

Các cuộc gọi tư vấn như thế này từ ngày xưa đã có rất nhiều. Chúng mình sẽ truyền đạt lại nội dung trong tài liệu, đối với những nội dung khó, sẽ thay mặt người cần tư vấn gọi điện lên cục xuất nhập cảnh và xác nhận thông tin.

8. Bảo hiểm hưu trí và bảo hiểm y tế

〈Tư vấn〉Em nhận được giấy yêu cầu thanh toán bảo hiểm hưu trí, em phải làm gì?

Mình thường nhận được các cuộc gọi như: “Em đã nhận được giấy yêu cầu thanh toán bảo hiểm hưu trí quốc dân và bảo hiểm y tế quốc dân. Em nên làm gì?”. Theo nguyên tắc chung, những khoản này phải được thanh toán.

Mình sẽ yêu cầu người gọi tư vấn gửi hình ảnh của giấy tờ và truyền đạt lại nội dung của giấy tờ đó. Trong một số trường hợp, chúng mình sẽ thay cho người cần tư vấn gọi cho uỷ ban thành phố để kiểm tra.

〈Tư vấn〉Em muốn biết số tiền bảo hiểm y tế quốc dân chưa đóng.

Chúng mình sẽ đại diện gọi đến uỷ ban thành phố, hoặc sẽ phiên dịch thông qua một cuộc gọi ba bên, bao gồm cả người cần tư vấn.